Cara Kerja Sistem Payroll untuk Perusahaan, dari Perhitungan hingga Pembayaran Gaji

Mengelola penggajian karyawan membutuhkan ketelitian, terutama jika perusahaan memiliki banyak karyawan dengan nominal gaji, tunjangan seperti THR, dan jadwal kerja yang berbeda. Untuk mempermudah proses tersebut, perusahaan bisa menggunakan sistem payroll.

Dengan pengelolaan sistem payroll yang terstruktur, proses penggajian dapat dilakukan secara lebih praktis dan mengurangi risiko kesalahan administrasi. Lantas, bagaimana cara kerja sistem payroll dan apa saja komponen yang perlu dipahami dalam sistem ini? Yuk, kenali selengkapnya lewat pembahasan di bawah ini!

Mengenal Komponen dalam Sistem Payroll Gaji

Sebelum memahami cara kerjanya, kamu perlu mengenali beberapa komponen yang biasanya masuk dalam perhitungan payroll. Setiap komponen pada dasarnya dapat memengaruhi jumlah gaji bersih atau take home pay yang diterima oleh karyawan. Berikut adalah beberapa komponen tersebut:

A. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang diberikan perusahaan kepada karyawan berdasarkan jabatan, tanggung jawab, dan kesepakatan kerja. Besarannya biasanya tercantum dalam perjanjian kerja atau ketentuan perusahaan.

Komponen ini menjadi salah satu dasar utama dalam menghitung total penghasilan karyawan setiap bulan.

B. Tunjangan dan Insentif

Selain gaji pokok, perusahaan dapat memberikan tunjangan dan insentif sesuai kebijakan yang berlaku. Contohnya tunjangan transportasi, makan, jabatan, komunikasi, atau insentif berdasarkan pencapaian target.

Tunjangan ini bisa diberikan secara tetap setiap bulan atau bergantung pada kehadiran maupun kinerja karyawan.

C. Uang Lembur dan Bonus

Jika karyawan bekerja melebihi waktu kerja normal yang sesuai dengan ketentuan, perusahaan perlu memperhitungkan uang lembur dalam penggajian sebagai bentuk kompensasinya. Selain itu, bonus atau THR juga dapat menjadi bagian dari komponen penghasilan pada periode tertentu.

Nominalnya sendiri bergantung pada perhitungan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan serta ketentuan peraturan terkait.

D. Potongan Pajak dan Iuran BPJS

Perhitungan payroll juga perlu memperhatikan potongan yang menjadi kewajiban karyawan, seperti Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) dan bagian iuran BPJS yang ditanggung karyawan.

Perusahaan perlu menghitung potongan tersebut sesuai ketentuan yang berlaku. Perlu diingat, ada pula bagian iuran BPJS yang menjadi tanggungan perusahaan sehingga tidak seluruhnya mengurangi gaji karyawan.

Setelah seluruh komponen penghasilan dan potongan diperhitungkan, perusahaan akan memperoleh nominal gaji bersih yang perlu dibayarkan kepada setiap karyawan.

Cara Kerja Sistem Payroll

Secara umum, cara kerja sistem payroll dilakukan melalui beberapa tahapan. Setiap tahapnya saling berkaitan sehingga data yang digunakan harus akurat agar pembayaran gaji tidak mengalami kendala.

1. Mengumpulkan Data Karyawan dan Kehadiran

Tahap pertama adalah mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk proses penggajian. Data tersebut mencakup identitas karyawan, jabatan, gaji pokok, status kerja, rekening penerima gaji, serta informasi kehadiran selama periode tertentu.

Tim HR juga perlu merekap data cuti, izin, keterlambatan, dan lembur jika hal tersebut memengaruhi perhitungan gaji. Data ini menjadi dasar untuk menentukan penghasilan yang diterima setiap karyawan.

2. Menghitung Total Penghasilan Karyawan

Setelah data terkumpul, perusahaan mulai menghitung total penghasilan karyawan. Perhitungan ini mencakup gaji pokok, tunjangan, insentif, uang lembur, dan komponen penghasilan lainnya.

Misalnya, seorang karyawan memiliki gaji pokok Rp5.000.000, tunjangan tetap Rp500.000, dan uang lembur Rp300.000. Total penghasilan kotornya adalah Rp5.800.000 sebelum dikurangi pajak dan potongan lainnya.

Perhitungan perlu dilakukan berdasarkan kebijakan perusahaan dan ketentuan pengupahan yang berlaku agar nominalnya sesuai dengan hak masing-masing karyawan.

3. Menghitung Pajak dan Potongan Lainnya

Berikutnya, perusahaan menghitung potongan yang perlu diperhitungkan sebelum gaji dibayarkan, seperti PPh 21, iuran BPJS bagian karyawan, serta potongan lain yang memiliki dasar dan ketentuan yang jelas.

Perlu dipahami bahwa besaran pajak dan iuran tidak selalu sama untuk setiap karyawan. Perhitungannya dapat dipengaruhi oleh penghasilan, status perpajakan, serta ketentuan yang berlaku.

Setelah seluruh potongan diperhitungkan, perusahaan bisa mengetahui nominal gaji bersih atau take home pay yang akan diterima karyawan.

4. Memeriksa dan Menyetujui Hasil Perhitungan

Sebelum pembayaran dilakukan, tim HR atau keuangan perlu memeriksa kembali hasil perhitungan payroll. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan tidak ada data yang terlewat, kesalahan nominal, atau rekening penerima yang tidak sesuai.

Jika seluruh data sudah benar, hasil penggajian dapat diajukan kepada pihak yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan pembayaran. Tahap ini penting agar dana yang disalurkan sesuai dengan daftar gaji yang telah disiapkan.

5. Mentransfer Gaji ke Rekening Karyawan

Setelah mendapatkan persetujuan, perusahaan melanjutkan proses pembayaran gaji ke rekening masing-masing karyawan. Jika jumlah karyawan cukup banyak, perusahaan dapat memanfaatkan layanan transfer massal agar pembayaran tidak perlu dilakukan satu per satu.

Melalui sistem transfer massal, perusahaan bisa mengirimkan dana ke sejumlah rekening penerima berdasarkan data pembayaran yang sudah disiapkan. Cara ini membantu proses distribusi gaji menjadi lebih praktis dan efisien.

6. Membuat Slip Gaji dan Laporan Penggajian

Tahap terakhir adalah menyiapkan slip gaji dan laporan payroll sebagai dokumentasi perusahaan. Slip gaji biasanya memuat rincian penghasilan, tunjangan, potongan, serta jumlah gaji bersih yang diterima karyawan.

Sementara itu, laporan penggajian dapat digunakan tim keuangan untuk mencatat biaya tenaga kerja dan membantu proses administrasi perusahaan. Perusahaan juga perlu menyelesaikan kewajiban penyetoran dan pelaporan pajak serta iuran sesuai ketentuan.

Kelola Penggajian Karyawan Lebih Praktis dengan Nobu Payroll

Mengelola gaji karyawan membutuhkan proses yang teratur, mulai dari pendataan hingga pembayaran ke rekening masing-masing. Ketika jumlah karyawan semakin banyak, perusahaan tentu membutuhkan cara yang lebih efisien agar distribusi gaji tidak menyita terlalu banyak waktu dan tenaga tim HR maupun keuangan.

Untuk mendukung kebutuhan tersebut, Nobu Bank menghadirkan Nobu Payroll, layanan penggajian yang membantu perusahaan menyalurkan gaji karyawan secara lebih praktis. Salah satu keunggulannya adalah gratis biaya pendaftaran Nobu Payroll, sehingga perusahaan bisa memanfaatkan layanan ini tanpa dikenakan biaya pendaftaran.

Nobu Payroll juga menggunakan sistem Mass Fund Transfer System (MFTS) yang dirancang agar proses penggajian berjalan lebih simple, cepat, dan akurat. Melalui sistem ini, perusahaan dapat melakukan transfer dana ke rekening karyawan secara massal sehingga distribusi gaji menjadi lebih efisien.

Dari sisi karyawan, Nobu Payroll juga menyediakan berbagai keuntungan melalui rekening tabungan payroll, seperti setoran awal Rp0 dan bebas biaya administrasi tabungan bulanan sesuai ketentuan yang berlaku.

Nggak perlu repot mengurus transfer gaji satu per satu. Manfaatkan Nobu Payroll untuk membantu proses pembayaran gaji karyawan secara lebih praktis!